Anexa 7 – Lista de verificare initiere negociere fara publicare

Anexa nr.7

Lista de verificare pentru încadrarea în condițiile de inițiere a procedurilor de negociere fără publicare prealabilă

Nr.	Punct de verificare	R/C	Legea 98/2016 (L)HG 395/2016 (H)	Legea 99/2016 (L)HG 394/2016 (H)	Legea 100/2016 (L)HG 867/2016 (H)
A	Situații specifice de încadrare în procedură prevăzute în legislație
1	Reluarea PROCEDURII
1.	În cadrul unei proceduri de licitaţie deschisă, licitaţie restrânsă ori procedură simplificată organizată pentru achiziţia produselor, serviciilor sau lucrărilor respective nu a fost depusă nicio ofertă/ solicitare de participare sau au fost depuse numai oferte/ solicitări de participare neadecvate/ neconforme (în cazul concesiunilor), cu condiţia să nu se modifice în mod substanţial condiţiile iniţiale ale achiziţiei/ concesiunii şi, la solicitarea Comisiei Europene, să fie transmis acesteia un raport.	R	Art. 104 alin (1) lit.a) – LArt. 93 - HG	Art.117 alin (1) lit.a) – LArt.98 -HG	Art.65 – LArt. 72- HG
1.1	AC/ EC a furnizat, în scopul justificării aplicării procedurii de NFP, o evaluare a procesului de achiziție inițial, identificând elementele/ evenimentele/ deciziile care au contribuit/ au cauzat/au favorizat insuccesul/ lipsa de interes în atribuirea contractului prin procedura competitivă.	C
1.2	AC/EC și-a fundamentat argumentele, astfel încât să demonstreze verificarea condițiilor prevăzute la art. 104 (1), lit a) din Legea 98/2016 sau art.117 alin.(1) lit. a) din Legea 99/2016 sau art.65 din Legea 100/2016.Cerințele stabilite în documentația aferentă procedurii de atribuire inițiale, a căror nerespectare a determinat AC/EC să califice ca neadecvate ofertele depuse / să nu primească nicio candidatură/ofertă, nu au fost modificate în mod substanțial cu ocazia procedurii de negociere fără publicare.Astfel, modificările aduse documentației de atribuire vor fi verificate din perspectiva prevederilor legale privind modificările substanțiale:a)modificarea introduce condiţii care, dacă ar fi fost incluse în procedura de atribuire iniţială, ar fi permis selecţia altor candidaţi sau acceptarea unei oferte sau ar fi atras şi alţi participanţi la procedura de atribuire;b) modificarea schimbă echilibrul economic al contractului de achiziţie publică în favoarea ofertanților/candidaților într-un mod care nu a fost prevăzut în documentația de atribuire iniţială;c)modificarea extinde în mod considerabil obiectul contractuluiDrept urmare, posibilele modificări efectuate la documentația de atribuire inițială nu se referă la:pragurile minime stabilite inițial pentru criteriile de calificare, valoarea estimată a achiziției, cerințele minime privind specificațiile tehnice sau condițiile contractuale.	C
1.3	Documentația descriptivă furnizează informații clare cu privire la contextul viitorului contract iar dacă sunt cerințe care vor face subiectul negocierii cu candidații, acestea nu se vor încadra în condițiile de modificări substanțiale descrise la punctul de mai sus. În acest caz, AC/EC va menționa în noua documentație de atribuire: care sunt cerințele minime esențiale care nu vor face obiectul negocierii;care sunt acele cerințe care vor face subiectul negocierii cu candidații;	C
1.4	AC/ EC identifică modificările operate și prezintă justificări cu privire la modificările efectuate asupra documentației inițiale, demonstrând ca acestea nu sunt de natură să modifice nivelul cantitativ și calitativ solicitat în procedura competitivă.	C
1.5	AC/ EC a furnizat o justificare obiectivă a modului în care a întocmit lista operatorilor economici care urmează să fie invitați la procedura de negociere, în cazul în care procedura a fost anulată ca urmare a faptului că nu s-au primit oferte (o astfel de justificare poate fi lista de operatori economici identificați în strategia de contractare aferentă procedurii competitive).	C
1.6	AC/ EC invită la negociere doar acei ofertanți/ candidați care au depus oferte în procedura de licitație deschisă/ licitație restrânsă/ procedură simplificată și ofertele/ candidaturile lor au fost declarate neadecvate / neconforme (în cazul concesiunilor).	R
2	Exclusivitate
2	Dacă lucrările, produsele sau serviciile pot fi furnizate numai de către un anumit operator economic pentru unul dintre motivele:scopul achiziţiei este crearea sau achiziţionarea unei opere de artă sau unei reprezentaţii artistice unice;concurenţa lipseşte din motive tehnice;protecţia unor drepturi exclusive), inclusiv drepturi de proprietate intelectuală.)O definiție a drepturilor exclusive este inclusă în Legea 99/2016: drepturi exclusive sau speciale - drepturi acordate de o entitate competentă prin orice act legislativ sau act administrativ al cărui efect constă în limitarea exercitării unei activităţi relevante la una sau mai multe entităţi şi care afectează substanţial capacitatea altor entităţi de a desfăşura o astfel de activitate; În practica internațională, drepturile exclusive se referă, de obicei la:dreptul de proprietatedrepturile de proprietate intelectuală	R	Art. 104 alin (1) lit.b) si alin (2) - LArt. 93 – HG	Art.117 alin (1) lit.c) si alin (2) – LArt.98 - HG	Art.64 alin. (1) și alin. (2)– LArt.72 - HG
2.1	Documentația descriptivă furnizează informații clare cu privire la contextul viitorului contract, iar motivele pentru care nu se poate apela la o procedură competitivă sunt evidențiate și argumentate,	C
2.2	AC/ EC a demonstrat că nu poate să-și satisfacă necesitatea prin produse/ servicii/ lucrări alternative (adică produse/ servicii/ lucrări similare).AC/ EC a demonstrat că nu există o soluţie alternativă sau înlocuitoare rezonabilă, cum ar fi utilizarea unor canale de distribuţie alternative pe teritoriul României ori în afara acestuia sau achiziţia unor lucrări, produse sau servicii comparabile din punct de vedere funcţional, iar absența concurenţei sau protecţia drepturilor exclusive nu sunt rezultatul unei restrângeri artificiale de către AC/ EC a parametrilor achiziţiei în vederea viitoarei proceduri de atribuire.AC/EC a demonstrat că motivele tehnice invocate sunt generate de cerinţe specifice privind interoperabilitatea, care trebuie îndeplinite pentru a asigura funcţionarea lucrărilor, produselor sau serviciilor care urmează a fi achiziţionate.Sunt oferite informații cu privire la COSTURILE implicate, în situația în care AC/ EC poate să-și satisfacă necesitatea prin produse/ servicii/ lucrări alternative (adică produse/ servicii / lucrări similare)	R	Art. 104 alin (3) L	Art. 117 alin. (4) L	64 alin. (2) - L
2.3	În cazul în care motivația se bazează pe protecția unor drepturi exclusive, inclusiv drepturi de proprietate intelectuală AC/ EC a demonstrat prin documente clare, cu valoare juridică, faptul că operatorul economic respectiv cu care AC/ EC intenționează să negocieze are drepturi exclusive, inclusiv drepturi de proprietate intelectuală și că nu a putut să obțină de la acesta o derogare care să permită AC/ EC să deruleze o procedură competitivă.	C
2.4	În cazul în care se invocă protecția unor drepturi exclusive, inclusiv drepturi de proprietate intelectuală, sunt oferite informații cu privire la contextul contractului.În cazul în care nu există un contract anterior care să fi generat procedura de NFP, AC/ EC justifică cu documente clare cu valoare juridică faptul că operatorul economic nu a achiziționat/ înregistrat/ dobândit drepturile de proprietate intelectuală după identificarea nevoii de achiziție a serviciului/ bunului respectiv de către AC/EC. În cazul în care există un contract anterior care a generat procedura de NFP, justificarea va fi însoțită de:o analiză a costurilor/ riscurilor suplimentare care ar rezulta din schimbarea contractantului (adică renunțarea la prezentul contractant și inițierea unei noi proceduri competitive).de dovada faptului că drepturile exclusive, inclusiv drepturile de proprietate intelectuală nu s-au achiziționat/ înregistrat/ dobândit de contractant între momentul încheierii primului contract desfășurat prin procedură competitivă și cel al inițierii procedurii de NFP.	C
2.5	Documentația descriptivă cuprinde doar acele produse/lucrări/servicii care se află sub protecția unor drepturi exclusive. Nu sunt incluse în documentația descriptivă alte produse/lucrări/servicii care nu se află sub protecția acestor drepturi.	R	Art. 104 alin (1) lit.b) si alin (2) - LArt. 93 – HG	Art.117 alin (1) lit.c) si alin (2) – LArt.98 - HG	Art.64 alin. (1) și alin. (2)– LArt.72 - HG
	Produse realizate ca urmare a cercetării
3	Atunci când produsele care fac obiectul achiziţiei sunt fabricate exclusiv în scop de cercetare ştiinţifică, experimental, de studiu sau de dezvoltare, iar contractul de achiziţie publică nu prevede producţia în serie a unor cantităţi ale produsului în vederea stabilirii viabilității comerciale a acestuia sau recuperarea costurilor de cercetare şi dezvoltare.	R	Art. 104 alin (5) lit.a) - LArt. 93 - HG	Art.117 alin (1) lit.b) - LArt.98 - HG	-
3.1	AC/ EC a descris în mod clar și cuprinzător necesitatea ca produsul să servească exclusiv în scopul cercetării științifice, experimentale, de studiu sau de dezvoltare (acesta având statut similar cu un prototip, respectiv nu a ajuns, şi nici nu va ajunge în forma prevăzută de documentaţia descriptivă, la stadiul de dezvoltare care să presupună introducerea în producţie şi comercializare).	C
3.2	Atunci când AC/ EC intenționează să negocieze cu un singur operator economic, aceasta demonstrează că numai acel operator economic este capabil să furnizeze produsul necesar, prezentând justificări cu privire la modul obiectiv în care a identificat respectivul operator economic (de exemplu, o analiză de piață care să cuprindă informaţii existente în literatura de specialitate şi/ sau identificate cu ocazia unor evenimente cum ar fi târguri, expoziţii, referitoare la implicarea acestuia în activităţi/ proiecte de cercetare similare celor ce fac obiectul necesităţii autorităţii contractante).O analiză comparativă cu alți ofertanți nu este un argument care să sprijine ideea de unicitate pe piață a operatorului economic.	C
3.3	Documentația descriptivă cuprinde doar acele produse/ lucrări/ servicii care se afla în strictă legătură cu necesitatea reflectată în documentația descriptivă (de exemplu, aceea de cercetare) Nu sunt incluse în documentația descriptivă alte produse/lucrări/servicii care nu sunt destinate scopului contractului.	C
	Cantități suplimentare de produse
4	Atunci când este necesară achiziționarea de la contractantul inițial a unor cantități suplimentare de produse destinate înlocuirii parțiale sau extinderii produselor sau instalațiilor existente și numai dacă schimbarea contractantului inițial ar pune AC/ EC în situația de a achiziționa produse cu caracteristici tehnice diferite de cele deja existente care ar conduce la incompatibilitate sau la dificultăți tehnice disproporționate de utilizare și întreținere.	R	Art. 104 alin (5) lit.b) Alin (6)- LArt. 93 - HG	Art.117 alin (1) lit.e) – LArt.98 - HG	-
4.1	Durata contractelor/ actelor adiţionale încheiate, precum şi durata contractelor iniţiale nu depășesc, de regulă, trei ani.	R	Art. 104 Alin (6)- L	-	-
4.2	AC/ EC a demonstrat că produsele suplimentare sunt destinate înlocuirii parțiale sau extinderii produselor sau instalațiilor existente.	C
4.3	AC/ EC a demonstrat că schimbarea contractantului inițial ar pune AC/ EC în situația achiziționării de produse cu caracteristici tehnice diferite de cele existente, ceea ce ar conduce la incompatibilitate sau dificultăți tehnice disproporționate de utilizare și întreținere.	C
4.4	AC/ EC a prezentat o analiză economică și o analiză tehnică care demonstrează că impactul economic al incompatibilităților sau dificultățile tehnice disproporționate legate de utilizarea sau întreținerea produsului / instalației existente ar fi mai mare decât diferența dintre prețul real pe piață și prețul care trebuie plătit în contract ca urmare a procedurii de negociere (de exemplu, costul utilizării sau menținerii produsului / instalației existente este mai economic decât înlocuirea acestuia etc.).	C
4.5	Documentația descriptivă prezintă informații cu privire la contextul viitorului contract. Informațiile cu privire la contextul viitorului contract sunt clare și motivele pentru care nu se poate apela la o procedură competitivă sunt evidențiate și argumentate în Strategia contractare	C
4.6	Documentația descriptivă cuprinde doar acele produse care îndeplinesc condițiile tehnice care descriu echipamentele ce au făcut obiectul achiziției inițiale sau extinderi ale acestora. Achiziționarea în plus a altor produse , în cadrul acestei proceduri. reglementată ca excepție, nu se justifică	C
4.7	Documentația descriptivă cuprinde doar acele produse ce au făcut obiectul achiziției inițiale sau extinderi ale acestora, iar informațiile privind cerințele de calitate/ performanță asociate dispozitivelor/ produselor ce vor fi livrate în cadrul contractului sunt clare.	C
	Lucrări / servicii adiționale
5	Atribuirea se face contractantului iniţial, iar noile lucrări, respectiv noile servicii constau în repetarea unor lucrări sau servicii similare prevăzute în contractul atribuit iniţial şi sunt conforme cu cerinţele prevăzute în documentele achiziţiei elaborate cu ocazia atribuirii contractului iniţial.	R	Art. 104 alin (8) lit. a) - LArt. 93 - HG	Art.117 alin (1) lit.f) si alin (3) – LArt.98 - HG	-
5.1	Valoarea estimată a contractului iniţial de lucrări sau servicii s-a determinat prin luarea în considerare inclusiv a lucrărilor sau serviciilor noi care pot fi achiziţionate ulterior.	R	Art. 104 alin (8)-LArt. 93 - HG	Art.117 alin(3) lit.b) –LArt.98- HG	-
5.2	În anunţul de participare la procedura aplicată pentru atribuirea contractului iniţial s-a precizat faptul că AC/ EC are dreptul de a opta pentru achiziţionarea ulterioară de noi lucrări, respectiv noi servicii, de la operatorul economic a cărui ofertă va fi declarată câştigătoare în cadrul procedurii respective.	R	Art. 104 (8) lit. c) - LArt. 93 - HG	Art.117 alin(3) lit.c) –LArt.98- HG	-
5.3	Procedura de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare este aplicată într-un interval care nu poate depăşi 3 ani de la semnarea contractului iniţial.	R	Art. 104 (8) lit.d) - LArt. 93 - HG	-	-
5.4	Documentația descriptivă furnizează informații cu privire la contextul viitorului contract. Informațiile cu privire la contextul viitorului contract sunt clare, iar documentația de atribuire (specificațiile tehnice sau modelul de contract) nu este substanțial modificată față de cea din procedura competitivă în care lucrările/ serviciile au fost atribuite inițial.	C
5.5	AC/ EC identifică modificările operate cu privire la aspectele de natură tehnică şi prezintă justificări cu privire la modificările efectuate asupra documentației inițiale, demonstrând că acestea nu sunt de natură să modifice nivelul calitativ solicitat în procedura competitivă.	C
5.6	Documentația descriptivă cuprinde doar acele lucrări/ servicii care se pot achiziționa doar de la prestatorul inițial. Achiziționarea inclusiv a altor servicii / lucrări, în cadrul acestei proceduri, reglementată ca excepție, nu se justifică.	C
B	Aspecte orizontale care se verifică pentru fiecare din situațiile incluse mai sus
6	Prevederi incluse în documentația descriptivă
6.1	Documentația descriptivă furnizează informații clare despre atribuțiile și responsabilitățile AC/ EC și ale Contractantului în implementarea contractului.	C	Art. 154 – art. 156 LArt. 20 HG	Art.164 – art.166 LArt.22 HG	Art.71 – art. 74 LArt.19 și 20 HG
6.2	documentația descriptivă furnizează informații clare privind graficul de livrare/ prestare/ execuție a produselor/ serviciilor/ lucrărilor, iar acesta acoperă toate tipurile de produse/ servicii/ lucrări ce fac obiectul viitorului contract.	C	Art. 154 – art. 156 LArt. 20 HG	Art.164 – art.166 LArt.22 HG	-
6.3	Dacă este cazul, documentația descriptivă include cerințe clare privind instalarea produselor/ echipamentelor.	C	Art. 154 – art. 156 LArt. 20 HG	Art.164 – art.166 LArt.22 HG	-
6.4	Sunt prezentate în mod clar riscurile și supozițiile aferente implementării contractului ce cad în responsabilitatea părților (alături de măsurile de gestionare).	C	Art. 154 – art. 156 LArt. 20 HG	Art.164 – art.166 LArt.22 HG	Art.71 – art. 74 LArt. 9(2), c) și 20 HG
6.5	Orice risc prezentat la nivelul strategiei de contractare/ documentației descriptive este încorporat sau indicate în cadrul documentației descriptive prin mecanisme clare de prevenire sau reducere a consecințelor .	C	Art. 9(3) c) și d) H.G.;Art. 20(1) c) și (2) HG	Art.9(4) c) si d) HGArt.22 (1) c) si (2) HG	Art.9 (2) b), c), d), h) LArt.20 g) HG
6.6	Documentația descriptivă include o descriere clară a mecanismului de realizare a monitorizării progresului activităților realizate de Contractant. Modul în care este realizată monitorizarea este corelată cu metoda de plată (plată forfetară/ onorariu) și cu rezultatele și sarcinile contractului.	C	Art. 154 – art. 156 LArt. 20 HG	Art. 164 – art. 166 LArt. 22 HG	-
6.7	Documentația descriptivă include criteriul de atribuire, care a fost stabilit în conformitate cu prevederile legale (în cazul în care sunt invitați mai mulți operatori economici la negociere)	R	Art. 187 L	Art. 209 L	-
6.8	Dacă garanția de bună execuție este obligatorie (în cazul contractelor de servicii de proiectare și a contractelor de lucrări) atunci aceasta este solicitată în conformitate cu legislația în vigoare.	R	Art. 154 (3) L	Art. 164 (3) L	-
6.9	Cuantumul garanției de bună execuție este de maximum 10% din prețul contractului / contractului subsecvent fără TVA. .	R	Art. 154 (3) L	Art. 164 (3) L	-
7	Prevederi incluse în condițiile contractuale
7.1	AC/ EC precizează la nivelul documentației de atribuire dacă anumite prevederi contractuale pot fi modificate/ adaptate de către Candidați sau pot face obiectul negocierii, demonstrând că modificarea acestora nu este de natură să modifice nivelul cantitativ și calitativ solicitat în documentație, nivel care a stat la baza aplicării unei proceduri de atribuire care este reglementată ca excepție.	C	Art. 9(3) c) și d) HG;Art. 20(1) c) și (2) HG	Art.9(4) c) si d) LArt.22 (1) c) si (2) HG	Art.9 (2) c), d), h) LArt.19 (2) si (3) c) HG
7.2	AC/ EC precizează la nivelul documentației de atribuire și in contract clauze contractuale cu privire la modul de realizare a modificărilor contractuale în perioada de execuție acestuia, iar acestea nu vizează acele aspecte care au făcut posibilă aplicarea unei proceduri de atribuire care este reglementată ca excepție.	C	Art. 9(3) c) și d) HG;Art. 20(1) c) și (2) HG	Art.9(4) c) si d) LArt.22 (1) c) si (2) HG	Art.9 (2) c), d), h) LArt.19 (2) si (3) c) HG
7.3	Contractul include prevederi privind aplicarea de penalități clare ambelor părți contractante, comparabile din punct de vedere al sancțiunilor, atât ca prag valoric cât și ca mod de calcul. În situația în care penalitățile nu sunt comparabile există justificare.	C	Art. 9(3) c) și d) HGArt. 20(1) c) și (2) HG	Art.9(4) c) si d) HGArt.22 (1) c) si (2) HG	Art.9 (2) c), d), h) HGArt.19 (2) si (3) c) HG
7.4	Pentru contractele de lucrări:sunt incluse clauze de ajustare/ revizuire a prețului dacă durata de execuție a contractului depășește 6 luni; Pentru contractele de servicii /furnizare:sunt incluse clauze de ajustare/ revizuire a prețului dacă durata de implementare a contractului depășește 24 luni;	R	Art.2222 (8) si (9) L	Art.2431 (8) si (9) L	-
7.5	Autoritatea/entitatea contractantă precizează atât în documentaţia de atribuire, cât şi în contractul de achiziţie/ sectorială/acordul-cadru (dacă este cazul) modul concret de ajustare a preţului, indicii care vor fi utilizaţi, precum şi sursa informaţiilor cu privire la evoluţia acestora, cum ar fi buletine statistice sau cotaţii ale burselor de mărfuri.	R	Art.2222 (2) si (3) L	Art.2431 (2) si (3) L	-
	Valoarea estimată
8.1	Autoritatea/entitatea contractantă a prezentat o justificare privind modul de determinare a valorii estimate.	R	Art. 9 (3) e) HG	Art. 9 (4) e) HG	-